Glas gospodarstva je objavil članek o premikih na področju elektronskega arhiviranja. Elektronske arhive danes zamenjujejo sodobnejše tehnologije, ki temeljijo na elektronskem podpisu. Hranjenje dokumentov in listin je za vsako podjetje pomembna zadeva. Bistvene naloge in cilji hranjenja so dostop do dokumentov le za upravičene in pooblaščene osebe ter hramba v originalni obliki. Te naloge naj bi bilo lažje izpolniti s pomočjo elektronskega arhiviranja kot pa s klasičnim hranjenjem papirjev.
Papir je kljub informatizaciji še vedno pogosteje uporabljan za dokumentiranje poslovnih procesov. Pogosto pa pozabljamo na pomanjkljivosti: hitro kopičenje in potreben prostor za shranjevanje, omejitve varovanja dovoljevanje dostopa, predvsem pa relativno preprosto ponarejanje. Elektronski arhivi prinašajo obilo prednosti: lažje shranjevanje, iskanje po dokumentaciji, lažja varnostna politika. Tradicionalno elektronsko arhiviranje temelji na skeniranju papirnih dokumentov, ki se jih nato hrani tako v elektronski kot v izvirni papirnati obliki. Zakonodaja podjetjem zdaj že omogoča pretvorbo papirnatih gradiv v elektronsko obliko in posledično uničevanje papirnatih gradiv, kar je osnova za sodobno elektronsko arhiviranje. Tovrstno arhiviranje omogočajo programska oprema in postopki, ki dokumentom zagotavljajo avtentičnost in celovitost. Vse je zelo podobno elektronskem poslovanju (uporaba elektronskega podpisa, elektronskega žiga in žigosanja, itd.). Takoj se pojavi problem usklajenosti z evropskimi standardi in zakonodajo, saj morajo elektronsko shranjeni arhivi zadoščati na primer na sodišču ali davčni upravi. Zdaj pravna vprašanja glede obravnavanega ureja marca 2006 sprejeti Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Poleg že omenjenega zakona določena področja ureja tudi Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ter evropske direktive in priporočila. Primarna naloga elektronskega arhiva je dolgoročna in varna hramba dokumentov, ki so za posamezno podjetje pomembni. Pomembno je sodelovanje arhiva z ostalimi aplikacijami, ki arhiv bodisi podpirajo ali pa ga dopolnjujejo.
Zagotavljanje varnosti, avtentičnosti in celovitosti so med ključnimi nalogami in funkcijami sodobnega elektronskega arhiva. Varovalni mehanizmi morajo zagotavljati možnost dostopa samo pooblaščenim osebam. Sodobni elektronski arhiv ima nalogo hraniti tako izvorno elektronske kot izvorno papirne dokumente, saj bodo prav slednji zagotovo še nekaj časa prisotni.
Vir: Lesjak, Igor. Varno elektronsko arhiviranje po novem. Glas gospodarstva, april 2006.
