Principi ravnanja z dokumenti v dokumentacijskih informacijskih sistemih

Dokumentacijski sistemi omogočajo večjo preglednost dokumentarnega gradiva, sočasno pa lajšajo kontrolo in nadzor nad poslovanjem. Omogočen je namreč pregled nad stanjem in lokacijo dokumentov in tako hitro iskanje. S tem se prihrani čas, ki je pri papirnem poslovanju potreben za ročno iskanje, prenašanje in pregledovanje dokumentov.

Povezovanje z obstoječimi rešitvami

Informacijski sistem kot celota deluje najučinkoviteje, če je sestavljen iz dveh delov; transakcijskega in dokumentacijskega. Vsak od njiju je namenjen specifičnim potrebam uporabnikov in zato je potrebna primerna povezava obeh.

Ob prenovi informacijskega sistema z vpeljavo dokumentacijskega sistema je potrebno zagotoviti čimbolj nezahteven način povezljivosti z prilagoditvijo že obstoječih oz. starih aplikacij. Na tak način dobimo največje razmerje med dobljeno koristjo z racionalizacijo in vloženimi sredstvi. Veliko projektov je v praksi pokazalo, da je najprimernejša povezava preko brskalnika. Uporabniki lahko na ta način dostopajo do slik dokumenta, ki ga obdelujejo v obstoječih aplikacijah. Po drugi strani dokumentacijski sistemi uporabljajo šifrante, tabele ter druge podatke, ki so že definirani v aplikacijah v uporabi, kar pomeni boljšo integracijo in manjše stroške.

Upravljanje vlog in dostopov

Pri uporabi dokumentacijskih sistemov se lahko pojavijo težave z administracijo pravic dostopov do dokumentov v povezavi z organizacijsko strukturo, delovnimi mesti in sodelovanjem v različnih projektnih skupinah. Problem je kompleksen, primerna pa je rešitev v skladu s prihajajočim standardom RBAC. Vse poslovne procese je potrebno namreč definirati na osnovi ustreznih vlog in ne udeleženih oseb. Tak način zmanjša obseg motenj zaradi menjav na delovnih mestih.

E-poslovanje

E-poslovanje omogoča brezpapirno izvedbo postopkov. Začne se pri elektronsko podpisanih obrazcih, ki jih je potrebno na primeren način voditi skozi informacijski sistem. Na vsakem ključnem mestu jih je potrebno primerno označiti z elektronskim časovnim žigom in podpisom ter ob zaključku shraniti. Hranjenje mora biti izvedeno v skladu s predpisi o verodostojnosti dokumentov.