Dandanes vse več polovnih poslov prehaja iz papirnate oblike na digitalno, zato se v skladu s tem spreminja tudi način arhiviranja, piše Delo FT.

Papirnata dokumentacija izgublja na svojem pomenu, zato papirni arhivi postajajo stvar preteklosti, sedanjost pa prinaša e-arhive. V Evropi se je elektronsko arhiviranje pojavilo šele pred nekaj leti, ko smo začeli v glavnem uvajati standarde.

Evropa je sprejela smernice za varno arhiviranje e-dokumentacije, v Sloveniji pa smo šli še korak naprej in smo uzakonili  te smernice.

V Sloveniji je približno deset ponudnikov elektronskega arhiviranja, vendar je ta storitev v slovenskih poslovnih krogih zaenkrat relativno slabo poznana.

Postopek e-arhiviranja ima več stopenj, najprej je pri Arhivu RS potrebna registracija, potem je potrebno sprejeti in potrditi svoja notranja pravila o postopkih za izvajanje pri e-hrambi, nato je treba pri izvajalcu e-hrambe uporabljati še akreditirano strojno in programsko opremo (ki ju overi komisija Arhiv RS), nato sledi akreditacija za e-arhiviranje.

Uporabnik lahko do svojih dokumentov dostopa kadarkoli iz svojega računalnika, kar mu omogoča digitalno potrdilo.

Da bi zagotovili najvišjo varnost pa je pomembno še, da imamo posebne, avtonomne gasilne sisteme (za primer požara), ki ne poškodujejo spominskih medijev za arhiviranje, poleg tega moramo imeti posebne prostore, kjer moramo vzdrževati določeno temperaturo in imeti v njem videonadzor ter nadzor pristopa.

Vir: Kadunec, Vlado. Akreditacija za e-hrambo pomeni standard za varnost. Delo FT, 14. april 2009.

Vir slike: posta.si